#TyasSocialProject #4

How I started at Pita Kuning through 3 months assessments

Langkah berikutnya setelah terplih adalah bekerja. Tapi saat itu saya menawarkan sesuatu yang belum pernah saya tawarkan sebelumnya dalam bentuk pekerjaan apapun yang pernah saya alami selama ini. Saya menawarkan untuk saling menilai. Let’s asses each other. I learn about the you, the yayasan. And you guys can learn about me. Are we fit together. We might not be a good match. Call it 3 month’s probations or an assessment. And so I decided not to get paid. Voluntarily work without pay. So I dive in, heart first.

Was it a mistake or not, feel free to be the judge of it. Entering a professional work without pay. Entering a job, starting to work full and giving your heart and soul into something that put your professional integrity on the line.

I decided pro bono karena saya mendahulukan hati saya dalam hal ini. Hati saya berucap ingin membantu. And this foundation needs help. I was so drawn to the cause, the only thing that matter for me was, nobody was willing to do it but me. So I feel I had to do it. Nobody was available. Harapan saya saat itu, mudah-mudahan pengalaman saya dapat memberikan inspirasi kepada orang lain untuk mau berkarya di Pita Kuning. If I had to be the 1^st to jump, so be it.

Because I felt I didn’t know anything about the industry. Saya pun mulai dengan melihat situasi dan gambaran besar atas apa yang terjadi di Pita Kuning dan industrinya. Satupun saya tidak mengerti. Kenapa, bagaimana bisa terjadi. Bagaimanapun saya selalu berdasar atas sesuatu sebab pasti berakibat dari sesuatu alasan atau kejadian. Tidak ada hal yang tanpa dasar. Bahkan boleh dan tidak boleh harus beralasan dan berdasar sebab.

Walaupun saya terpilih, jujur proses saya bekerja untuk Pita Kuning merupakan sebuah proses yang cukup besar berdampak pada diri saya secara pribadi maupun professional.

Pengalaman saya terhadap kanker yang paling dekat terjadi pada salah satu tim saya di kantor sebelumnya semasa di PSF. Dia masuk desember, mulai sakit bulan januari, cek intensif mulai februari, april di vonis CA, mulai juni sudah tidak bisa masuk kantor lagi, oktober meninggal dunia. Cepat sekali.

Ibu dari suami saya, juga meninggal karena kanker. Beliau di vonis 1 tahun tapi berhasil bertahan hingga 4 tahun. Bagaimanapun juga bagi saya, kanker pada anak adalah sesuatu yang baru bagi saya.

Selain dari itu, saya menyadari bahwa untuk membereskan suatu organisasi yang telah berdiri 8 tahun bukan hal yang mudah apalagi dengan latar belakang pengalaman saya.

And so we set a timeline. October to December, 2015. And then I dive.

As I started to swim, I knew that the 1^st thing we have to deal with was the process transition from old to the new. Change management. But before that, I needed to learn about this organization as much as possible, as fast as I could.

At that time, I understood very much that planning is still a blur if you don’t understand childhood cancer and how culturally works in the world of social foundation. Especially cancer foundation, how on earth you can make a solution when you do not know what is the actual problem. If there are problems to solve.

Yes, I do have some experience in social institution with Putera Sampoerna Foundation but PSF is, nevertheless, is a corporation. It has all the professional elements on hand, resources and also a complete support of infrastructure. Not to mention around 800 staff on board. PSF although was an organization with social purpose but it run based on corporate business settings. Very professionally.  My experience with PSF was to establish digital social media for business but that is another story I would like to take you soon.

Anyway. At that moment, this was me and me alone. Of course it was scary entering an unknown territory. But like Seth Godin said, if it scares you, it might be a good thing to try.

So I started doing the research. I came to the hospital (RSKD read Rumah Sakit Kanker Dharmais). I visited RS Kanker Dharmais as much as I could. Berkenalan.  I tried to open my eyes, heart and be open. Man ! did I need to be open (LOL). I met with everyone on board. Those at that time was the operational team. So saya mulai bertemu dengan mereka. Satu per satu saya interview sekaligus get to know them more better. To assess, to learn more, to understand, itu tujuannya. Do they want to move forward, what was their contributions, do they have any worries or ideas, do they understand Pita Kuning problems and do they want to make this better.

Setelah 3 bulan saya sedikit lebih mengerti orang-orang yang menjalankannya dan bagaimana mereka menjalankannya. Saya sedikit lebih mengerti keresahan mereka. Bagaimana mereka ingin berbuat tapi tidak tahu apa yang harus dilakukan. Atau tahu bagaimana untuk membantu tapi bagaimana untuk mulai dan kemana. Saya sedikit lebih mengerti permasalahan yang dihadapi dalam keseharian di rumah sakit, issue yang terkait secara langsung atau tidak dengan organisasi.

Sedikit lebih mengerti batasan dan kemauan seorang volunteer di pita kuning. Cerita demi cerita terbuka dari segala sisi dan berbagai pihak. Not pouring out though. Not like I wanted. I had to dig in information and be creative in searching what I need as supporting info.

Selain dari komunitas didalam organisasi yang juga menjadi penting adalah penilaian atau menemukan data dan keterangan kongkrit yang dapat menceritakan keadaan pita kuning didalamnya, seperti program dasar layanan dan apa saja yang telah dilakukan selama tahun demi tahun, legalitas, keuangan, cara kerja, milestone dan pencapaian organisasi.

Lalu externally, secara memulai mempelajari apa yang ada diluar sana yang berhubungan dengan pita kuning apakah bentuknya sama sebagai suatu yayasan ataupun tidak.

Sebagai orang baru disini, saya masih bisa melihat dari kacamata orang luar organisasi dan mulai mempelajari, mempertanyakan, mencari tahu tentang bagaimana orang luar mengerti tentang yayasan ini.

• Siapa saja yang kenal Yayasan Pita Kuning Anak Indonesia ?
• Sejauh apa Pita Kuning dikenal orang ?
• Bagaimana persepsi orang tentang yayasan ini ?

Dari sisi Pita Kuning sebagai bagian dari ecosystem penanggulangan kanker di Indonesia. Bagaimana yayasan lain, pihak rumah sakit, para volunteer, para orangtua dan para donatur melihat Pita Kuning ?

Apakah tantangan dan keterbatasan yang dihadapi pita kuning dan teman-temannya ? Karena menurut pandangan saya, dalam membantu sesama, dalam urusan kemanusiaan, pribadi atau dalam bentuk sebuah yayasan seharusnya bekerjasama dan saling bantu.

Dan yang terakhir, yang juga tidak kalah penting adalah, bagaimana kebutuhan bantuannya yang benar-benar diperlukan? Apakah arti tepat manfaat bagi orangtua dari anak-anak dengan kanker dari keluarga prasejahtera ?

Informasi dan harapan bagi yayasan ini tentunya saya terima tanpa filter. Tidak masalah juga karena bagi saya yang terpenting adalah getting those information dan membaginya dalam wadah-wadah di kepala saya yang akan digunakan kelak saat perencanaan dimulai atau kepada yang membutuhkan bila tiba pada waktunya.

Kesulitan saya, tentunya adalah mendapati informasi tersebut. Heheheheh. Ada kalanya perlu membelakak mata, mengelus dada, atau berlenggang jalan dengan tenang (dalam hati siapa tahu ^_^) and decide to worry about it later. Syulit.

Emenda Brahmana, relawan skill yang menjadi advisory Pita Kuning dalam urusan HRD melihat saya sebagai orang yang hobi menerobos. Luka, sakit, salah atau benar tidak masalah. Hehehehehhe, betul banget. Emenda ini adalah salah satu teman baik saya yang hadir dan mendampingi kami dari awal.

Dalam waktu 2 bulan dari bulan oktober hingga desember saya harus dapat mengerti permasalahan dan kondisi yayasan saat itu. Karena di bulan desember saya janji akan submit hasil penilaian saya terhadap organisasi ini dan rekomendasi saya untuk yayasan ini.

So apa yang saya dapatkan akhirnya ?

Tanggal 14 Desember 2015 saya kembali duduk bareng dengan mas Pandji Pragiwaksono, mas Steny Agustaf juga mas Lanang Aribowo.

Apa yang saya bawa hari ini ? Sebuah perencanaan awal.

Apakah itu perencanaan awal. Rangkaian pembelajaran awal sebagai pemeriksaan sesuai dengan tujuan project ini perlu dilakukan menunjukkan gambaran dan konfirmasi temuan yang diperlukan untuk dibicarakan, dijelajahi bersama dan dikembangkan bersama para pemegang keputusan sebelum dijalankannya.

Dalam mengawali perencanaan, sebelum apapun itu bentuknya, saya selalu pastikan agar ada suatu framework yang yang dibayangkan bagi kebutuhan staying on track and what’s next saya bersama para pemimpin atau pemilik dari yayasan ini, artinya para pembina Pita Kuning.

Untuk kali ini saya membagi perencanaan awal menjadi 2 bagian

1. Assessment and recommendation
2. Change Management Plan yang terdiri dari re-organization and service plan

Planning tips. Suatu catatan yang pada akhirnya kita sepakati adalah bahwa setiap perencanaan harus flexible dan dapat di lihat kembali demi tujuan akhir yang kita inginkan. Kita harus siap akan perubahan dan penyesuaian karena memang tujuannya adalah untuk mencari bentuk yang paling sesuai dengan kondisi dan kelebihan yang dimiliki oleh yayasan ini tentunya. Harus flexible. Itu salah satu yang salah tekankan di awal dalam salah satu isi kesepakatan awal management bahwa setiap perencanaan harus flexible to be reassess and evaluated secara regular juga memiliki perencanaan intermediate. Rencana diantara rencana.

Jadi saat ini kita di Assessment and recommendation part.

Bagian assessment bukan serta merta menilai suatu keadaan dalam organisasi tapi tujuannya adalah untuk memberikan pengertian dimana saat ini organisasi ini berada. Terutama bagi orang orang penting didalam yayasan ini.

Mulai dari pengertian orang luar tentang yayasan ini. Melihat kembali dan mempelajari ulang visi misi dari organisasi karena setelah berjalan cukup lama, kepengurusan berubah, people come people go, kenyataan yang terjadi menjadi penting untuk ditinjau kembali apakah masih sesuai atau tidak.

Perapihan dalam segala sisi mulai dari apa yang jadi priorotas utama hingga akhir.

Struktur organisasi, apa yang ideal dalam sebuah organisasi sesuai dengan layanan yang telah ditetapkan vs apa yang kenyataannya berfungsi setiap

Layanan yang telah diakukan, bagaimana dilakukan, apakah sesuai dengan yang diharapkan. Apakah ada aturan main seperti prosedur dan protocol, adakah isu atau bagaimana penanganan isu atau masalah yang ada.

Posisi keuangan. Apa saja yang pernah terjadi yang mungkin dapat dijadikan sebagai milestone organisasi atau pencapaian termasuk kegiatan penggalangan dana.

Dalam kesempatan ini sayapun mengangkat temuan-temuan saya lainnya, yang baru, yang saya temukan along the way.

Dari semua permasalahan yang ada, permasalahan yang utama adalah bahwa pita kuning, berangkat dari sebuah komunitas menjadi sebuah yayasan tidak pernah naik kelas.

Maksudnya ? Maksudnya adalah, bahwa Pita Kuning tetap menjalankan kegiatannya dengan procedur dan pengelolaan seperti dalam sebuah komunitas. Apakah itu salah semua , mungkin iya mungkin juga tidak. Tapi kita sepakati bersama ada 8 points penting permasalahan yang perlu di perbaiki segera.

Again, tidak ada benar atau salah, tujuannya adalah untuk memicu diskusi, dan arahkan pembicaraan untuk mencari solusi atau sebelumnya rencana untuk menangani kondisi dan kenyataan yang ada. Maka dari itu saya merasa perlu untuk memberikan penekanan pada temuan-temuan dan juga list down those issues pada kenyataan identified as challenges and barriers terhadap tujuan kebaikan dari organisasi ini. No matter how long it is, my job was to put that on the table.Dalam perencanaan produk layanan, melanjutkan temuan yang telah di bahas bulan sebelumnya, saya membawa market update. Hanya untuk menggambarkan apa yang ada diluar sana. Dan kali ini saya mengajak pembahasannya lebih dalam ke permasalahannya melalui customer analysis, SWOT, pembagian dari stakeholders, lalu gambaran singkat produk layanan dengan mempertimbangkan, tujuan sebagai dasar, janji yang diberikan, pembeda dan kesulitan yang ada dalam sebuah definisi yang dapat dibahas.

Dan yang penting bagi saya adalah menggambarkan strategy map pita kuning, bagaimana semua stakeholders beraktifitas satu sama lain dalam sebuah ecosystem organisasi itu sendiri.

Penting karena, apabila ecosystem didalam organisasi tidak dapat hidup, mana mungkin Pita Kuning dapat menjadi bagian dari ecosystem yang lebih besar, yakni bagian dari penanggulangan kanker pada anak di Indonesia. Bagaimana pita kuning dapat memberi manfaat bagi kebutuhan kanker pada anak dari keluarga prasejahtera. Artinya, kualitas kinerja untuk menghasilkan hasil yang tepat manfaat adalah tujuan pertama yang perlu dicapai.

Karena pencapaian itu akan menjadi pembelajaran dan dasar kemana langkah Pita Kuning berikutnya. Bagaimana proses dan bagaimana bentuk tata bahasa pesan saat bersama kita bahas harus dapat menggali pertanyaan dan identifikasi aktifitas-aktifitas lanjutan yang dibutuhkan berikutnya.

Kita juga menyepakati atas apa yang seharusnya terjadi dalam waktu 5 tahun dan kesepakatan atas tahapan-tahapan yang harus kita dapatkan dalam mencapainya.

Tracking atas kualitas dan kuantitas tujuan pencapaian tersebut terdiri dijabarkan atas apa patut disepakati bersama pula.

Salah satu kebiasaan yang saya bawa dari jaman advsertising adalah membuat suatu competitive analysis terhadap organisasi-organisasi yang ada yang bergerak di bidang yang sama, kanker pada anak di Indonesia. Suatu langkah yang simple, jaman sekarang sering diabaikan but for me it still is an important tool, oldie but goodie.

Setelah memberikan pandangan terhadap kondisi organisasi, saya berikan suatu pandangan terhadap apa yang ingin kondisi masa depan. Where do you want to be.

Tapi untuk mencapai where do we want to be, needs, an intermediate plan.

• Ada temporary recommendation.
• Ada future recommendation.

Temporary recommendation. Berisi apa kondisi yang ingin dicapai, bagaimana dilakukan dan berapa lama.

Berisi ideas of what we need to do for internal organization and also externally. Pita Kuning telah established 8 tahun, cukup lama untuk sebuah organisasi. Tentunya dalam melakukan hal tersebut para management ingin tahu berapa lama diperlukan untuk siap ke tahap selanjutnya. So, it’s a negotiation. Everytime.

Sedangkan, future recommendation. Saya berikan 3 alternative.

• Alternative 1. Re-establish YPKAI.
• Alternative 2. Closed.
• Alternative 3. Build a new YPKAI.

Setiap alternative perlu di berikan gambaran yang jelas dan pada akhirnya pembicaraan yang cukup lama.

My goal saat itu bukan decision secepatnya tapi memiliki kesatuan visi dan penerimaan kenyataan yang ada tapi juga memiliki gambaran jelas akan mau dibawa kemana ini yayasan.

And at that point in time, they unanimously decided to go for alternative 3, New YPKAI. And yes, based on all the findings, recommendation and the direction, they all agreed to proceed with me as Chairman /  Ketua.

Watch this video that I found :

Berikutnya, the beginning of change.