#TyasSocialProject #5

What happen when making a change for Pita Kuning.

Setelah menyetujui temuan dan arahan pada December 2015, pilihan untuk “membangun ulang” Pita Kuning adalah perencanaan berikutnya. Perencanaan berikutnya adalah, suatu gambaran atau acuan action plan yang akan kami lakukan. What do we need to do dan juga perubahan yang perlu dilakukan dalam organisasi Pita Kuning tersebut.

Dalam setiap perencanaan saya selalu ingin memiliki pola atau suatu bentuk pedoman yang dapat saya kembali untuk melihat dimana saya berada. Pedoman tersebut pada intinya adalah sebuah kerangka saya untuk berpikir dan saya sesuaikan dengan keadaan yang terjadi nantinya. Apakah terjadi di lapangan atau temuan pembelajaran selama perjalanan tersebut.

So I can look again, gathering all that has happened and go thru step by step all the details that should’ve happen. After all it is a plan. Execution is another thing. Planning also is a part of what you envision could be executed.

Tips. Planning and executions. 2 very different activity yet each has to stick together. Connect with each other. Answers one another. We adjust, adapt, re-arrange the plan just to fit in the main goal, the condition, the findings we received along the way. Putting pieces together, building one thing in to another, just like playing puzzles. All to make something a sense of meaning.

Pada saat itu, tujuan dari perencanaan saya hanya 2, Better management and pembaharuan layanan.

Those are the most immediate things that we need to discuss together.

1. How to build a new engine
2. How to show the engine works
3. Launch the engine.

Dalam pembicaraan-pembicaraan awal diantara rencana dan exekusi, selalu kami, saya dan para Pembina bayangkan bahwa sangatlah penting terjadi kerjasama berbasis komunitas.

Menyatukan kekuatan dan peran masing-masing saling bertopang dan mengandalkan satu sama lain demi tujuan yang sama, yakni membantu anak Indonesia dengan kanker. Alangkah indahnya dunia when we all come together and focus on the bigger picture.

Selain dari itu, mengerti bahwa tidak selamanya saya akan disini, rotasi yang sehat, selalu ada orang baru datang memberi manfaat dan meneruskan perjuangan, yang lebih muda dan penuh semangat. Salah satu goal yang saya janjikan adalah agar perjalanan ini terlihat menarik dan setiap keterlibatan apakah hired worker atau volunteer dapat saling memberi inspirasi. Sehingga tidak menjadi beban dan menghindar dari istilah “seumur hidup”.

That was the plan. So what actually happened ?

 Paving the way.

Ploughing if I may say. Berdasarkan temuan-temuan dan keadaan yang disepakati bersama sebagai kekurangan dan kelemahan Pita Kuning saya perlu melakukan banyak kegiatan pembuka jalan atau kegiatan untuk menjadi mengerti.

Selain berkenalan dan menjalin hubungan, saya banyak mendapatkan masukan yang berarti. Yang menemukan kekosongan yang diperlukan untuk di-isi oleh kami Pita Kuning yang belum ada yang dapat berikan. Pendekatan saya adalah personal dan kekeluargaan. Mungkin terkesan sederhana dan naïve tapi menurut saya sebagai seorang manusia biasa, terkadang yang dibutuhkan adalah sebuah kesederhanaan. Dan menurut saya, pendekatan itulah yang membuat Pita Kuning berhasil menjalin hubungan. Apakah baru atau lama, dan pada akhirnya membuka peluang untuk orang lain mengenal Pita Kuning itu siapa. We are people. People connect with people. It is important for people to relate with us. It is a necessary approach hence we are an organization that supports humanity. No matter how ugly or you get slam on the door honestly for me it is ok. Someone needs to do it, might as well be me. I remember my father once said “orang besar, hatinya besar mba Tyas”. Smile.

Saya juga merasa Pita Kuning membutuhkan jenis kepemimpinan yang memiliki kemampuan dan kerendahan hati yang dibutuhkannya. Pemimpin harus menghadapi tantangan dengan bertemu dengan mereka yang berada dalam situasi tersebut bersama kita. Di masa-masa sulit seperti melakukan perubahan atau kebutuhan untuk berubah, kita perlu membangun hubungan, kita perlu belajar dan merasakan apa artinya berada di dalam asosiasi, apa yang dipelajari didalamnya beserta solusi yang dikembangkan. Untuk kelak memiliki kemungkinan untuk memadukan atau pada akhirnya bergabung dan membangun aliansi.

Selain dari itu ibaratkan seperti bermain lego atau puzzles dimana sebagian informasi ada, masih banyak informasi kosong, proses perubahan tetap harus dilakukan dan bentuk organisasi belum jelas mau seperti apa nantinya. What I do have is a vision. A vision of what I would like this foundation to be. So I stick to that. Focus on that.

Just like any organization, we, the board of management and I understood clearly that we are determine about the changes that we have to make. That is to make the best of what we feel could support this foundation in the long run. We see the potential of what this organization can do. So the planning of this should be as ideal as how an actual business plan should be.

However. At that time. There are so many loop holes that needs to be filled in in order to develop an actual ideal business plan. We were not yet normal. But what is normal anyway nowadays.

Nevertheless, we agreed on the fact that those holes are somewhat cavity or errors and weaknesses, shortcomings and mistakes. That doesn’t matter now, however. The most important for me is that we all agreed, identified and work our way to change. So for me there is no way than not to go forward. Will just need to figure out somehow, so just…. Go.

Change Management.

Essentially the next action is change management. Reorganization. Our internal context of the organization. For all the reasons I have told earlier, what we need to do, what to expect.

Dalam hal ini, menemukan jati diri kita mungkin lebih mudah, tapi menyesuaikan dengan kebutuhan yang ada dilapangan mungkin akan berbeda.

Change management. is a collective term for all approaches to preparing and supporting individuals, team, and organization in making organizational change. It includes methods that redirect or redefine the use of resources, work process, budget allocations, or other modes of operation that significantly change a company or organization.

Some people understand the importance of change management. Some feel it is unnecessary.

Well it is entirely up to the who is leading the change. Before entering Pita Kuning, I too had experience change management in my previous work place. So I knew how it felt to be the old guys and the new guy in this matter. It’s never easy. There are no easy way to do it. You just try you best but you cannot make everybody happy. And then again, it is not your job too. At this point the job is a smooth transition as possible.

Maintain the questions coming in to you. That’s a good thing. For those who do otherwise or might I say “ganggu aja” don’t even bother. They are monkeys and they are not your circus. I said in my head.

1^st list to do is series of announcements and open discussions to cater questions and have time to explain also moderate the conversation happening in a way that you want the narration to be.

So throughout January til June I announced and take efforts in meeting with all sides of the stakeholders.

The announcements are basically, why need to change, what to do and how to do it.

Bagaimanapun ini adalah sebuah perubahan.  No matter how small it is or what size of the organization. Dan, for any organization there is a need and responsibility to announce the changes we are heading and agreed together for the main purpose. That means together we all understood and ready to work together for the betterment of this foundation.

Stakeholders pita kuning terbagi atas banyak bagian, pertama anak dengan kanker dan orangtuanya atau keluarganya, donatur, relawan, pihak ahli seperti dokter, suster, Rumah Sakit para psikolog dan komunitas seperti yayasan lain yang bergerak dibidang sama atau pihak-pihak yang terlibat dan bekerjasama dengan Pita Kuning, seperti komunitas yang bergerak di bidang anak, atau

How easy it was ?

From January to April.

• As much as possible recruitment internal team identifying their skill and willingness to move together to the direction that we want to go. Agreed to be volunteering skills like IT, HRD, then also in the lookout for candidates of hired workers that has not only the experience but also the heart to do social related work.
• Finding partners that could support the new formulation of service. Let it be from a skill set professionals such as dokters, psikolog, leaders in volunteering area who has established their own independent social initiatives organization, meet ups with children and education communities. Gathering knowledge and information.
• Identifying Pita Kuning owned narratives and initial content for transitions. And also announcing on ready medium like our website and social media.
• Take the effort to meet and engage with each stakeholders.
• Transitions on legal and also finance.

April May

Setelah semua terlihat lebih jelas, saya dan mas Pandji Pembina Pita Kuning bertemu dengan Pakde Indro Warkop yang merupakan Pengawas Pita Kuning. Pertemuan dan pembicaraan berlangsung 2 jam nonstop penuh hingga Pakde mengaminkan perencanaan saya dan tentunya menjelaskan harapan-harapannya.

Kita mulai hiring di bulan May 2016. Dan kita mulai melakukan banyak kegiatan2 yang berbeda dari sebelumnya. Dan pada saat itulah #sayaPitaKuning dimulai.

#sayaPitaKuning adalah salah satu cara secara halus, memperbaiki dan menumbuhkan rasa kepemilikan terhadap organisasi ini. Dimulai dari siapa saja yang ada didalam organisasi hingga yang baru masuk. Dimaksudkan untuk refresh memori para supporter di online atas tujuan pita kuning dan orang-orang didalamnya.

Membangkitkan kembali pitakuning yang telah lama tidak bersuara. Atau bisa dikatakan, bersuara hanya karena ada event atau melalui bantuan dari influencers yang menyuarakannya.

Mengelola sebuah organisasi yang berdiri atas kepedulian terhadap sesame manusia memiliki suatu rasa kebersamaan yang sangat kuat. Bahwa faktanya mereka masih ada atau tidak keluar dari setiap channel media sosial yang ada membuktikan masih ada rasa keingintahuan dan peduli juga ada rasa kesukaan yang kuat terhadap organisasi Pita Kuning sehingga berkeinginan kuat untuk menjadi bagian dari Pita Kuning.

Dalam pengertian tumbuhnya sebuah komunitas dapat disetujui bahwa yang membuat mereka bergabung bersama adalah karena sebuah persamaan. Persamaan itulah yang mengawali ketertarikan untuk bergabung dalam sebuah komunitas. Apakah karena persamaan kesukaan, habitual, atau hingga sedalam persamaan nasib sepenanggungan. Biasanya ikatan yang yang paling kuat adalah ikatan dimana memiliki persamaan nasib.

Pita Kuning memiliki tujuan untuk membantu anak-anak kanker dari keluarga prasejahtera. Memiliki persamaan pengalaman atas kanker, memiliki persamaan anak dengan kanker, memiliki kesukaan kerelawanan yang tergerak atas kepedulian dan rasa ingin membantu anak-anak yang sakit. Hal-hal seperti inilah yang membuat komunitas pita kuning pada dasarnya kuat. Karena cause nya kuat. Karena sebabnya sangat besar untuk kemanusiaan. Sebab yang langsung tanpa ada pembatas atau alasan lain selain membantu anak yang sedang sakit.

Tidak ada kegiatan kampanye secara besar-besar memang. Tapi kami memulainya dari hal-hal yang menggambarkan pembaharuan di Pita Kuning.

Recruitment relawan misalnya juga pencarian staf operasional. Perkenalan anggota pita kuning lama dan baru. Dan aktifitas-aktifitas perkenalan yang kami mulai jajaki bersama sejak awal tahun 2016 kedepan. Tiap foto pertemuan, tiap kegiatan internal atau external kami berikan #sayaPitaKuning. Perlu diketahui walau pita kuning telah berdiri cukup lama sama seperti yayasan konvensiaon lainnya tidak pernah melakukan kegiatan perkenalan secara resmi ke pihak manapun. Selalu hanya pada saat ada kesempatan event atau kegiatan external seperti donasi atau melalui pihak luar yang membantu.

Bagi saya, tidak perlu tanya siapa yang perlu memulai perkenalan, tidak perlu takut tidak dibukakan pintu, tidak perlu khawatir apapun latar belakang masa lalu karena dengan mengucapkan “halo, saya pita kuning ingin kenalan sebagai bagian dari penanggulangan kanker anak di Indonesia….” Betul ?

“Menghidupkan” Pita Kuning kembali adalah tujuan awal kami yang menjadi bagian dari change management tersebut.

Cara-cara lain adalah melakukan kegiatan di mana ada keramaian. Atau ada kesempatan aktifitas berkomunitas sedang berlangsung.

Kami pun mulai aktiftasikan kembali channel-channel social media kami. Mengangkat siapa kami, apa saja yang pernah kami lakukan, mau kemana arah kami adalah hal-hal yang kami mulai ceritakan dari rencana editorial pita kuning. Bagi kami, penting untuk diketahui dan diangkat karena social media Pita Kuning selama ini hanya aktif pada saat lagi ada kegiatan besar saja. Betul followers kami cukup banyak tapi itu berkat para pemimpin dan pendukung influencers Pita Kuning saat berkegiatan penggalangan dana saja. Padahal selain penggalangan dana, saya yakin temen-temen pita kuning ingin tahu kalo tidak mereka tidak akan tetap bertahan menjadi follower pita kuning di kanal-kanal social media kami.

Juga kami memilih tempat-tempat yang memiliki nilai “ramai” komunitas tinggi untuk kami tebengkan. Harapannya, dengan melakukan kegiatan disitu, dapat menambahkan supporter muda, refresh kembali rasa kesukaan, menumbuhkan ingin tahu, dan favorable terhadap apa yang sedang dipersiapkan Pita Kuning kedepan.

Contohnya, kami berkegiatan di Loop Telkomsel di kawasan Makaham, Jakarta Selatan.

Setelah shortlist relawan kami melakukan interview disitu.

Pita Kuning berdiri atas relawan muda yang peduli sesama. Dasar itu tidak akan pernah berubah. Selalu ingin terafiliasi terhadap kegiatan anak muda dan kebersamaan akan selalu kami terapkan dan usahakan.

#SayaPitaKuning Lets always do good together.

Berikutnya, The Formulation.